Εισαγωγικά

Προοίμιο

Το παρόν απευθύνεται σε όσους αναλαμβάνουν την εκπόνηση ανάλυσης και σχεδιασμού Βραχυπρόθεσμων Δράσεων. Σκοπός είναι τόσο να διευκολυνθούν στην εργασία τους, όσο και να πληρούνται οι ουσιαστικές και τυπικές απαιτήσεις που απορρέουν από τις διαδικασίες του ΕΔΥΤΕ. Ένα μέρος περιλαμβάνει οδηγίες που αφορούν τις διαδικασίες κι ένα άλλο ενσωματώνει γνώσεις, πείρα και καλές πρακτικές που έχουν συμβάλει στην πραγματοποίηση παρόμοιων εγχειρημάτων με επιτυχία. Είναι, όμως, σημαντικό να τονιστεί ότι αναμένεται ότι κάθε υπεύθυνος έργου θα βάλει τη σφραγίδα του και κάθε πρόταση για καινοτόμες προσεγγίσεις στην απλοποίηση και ψηφιοποίηση είναι ευπρόσδεκτη.

Τι είναι οι Βραχυπρόθεσμες Δράσεις

Ως Βραχυπρόθεσμες Δράσεις ή Βραχυπρόθεσμες Ψηφιακές Δράσεις (εφεξής ΨΔ) είναι έργα που:

• Αποσκοπούν στην εξυπηρέτηση του πολίτη για επιμέρους ζητήματα,
• Απαιτούν μικρό χρόνο ανάλυσης, σχεδιασμού και υλοποίησης (συνήθως έως 6 μήνες και μέγιστο 12 μήνες)
• Μπορούν να δώσουν τάχιστα ικανοποιητικό - αλλά πιθανότατα όχι πλήρες- αποτέλεσμα, παρέχοντας έτσι την ευχέρεια χρόνου για να υλοποιηθεί ένα μεγαλύτερο -εφόσον απαιτείται - πιο πλήρες έργο σε χρόνους που συνήθως χρειάζονται για μεγάλα έργα. Το όφελος αυτών των επιλογών είναι ότι,
  • Είτε ο πολίτης μένει ικανοποιημένος σε μεγάλο βαθμό στο ενδιάμεσο διάστημα
  • Είτε καλύπτεται το μεγαλύτερο ποσοστό των περιπτώσεων που δύναται να καλυφθούν από την εκάστοτε υπηρεσία ή διαδικασία.
• Η εμπειρία δείχνει μια αναλογία 70-80 προς 20-30 δηλαδή, με ένα 20% του συνολικού κόστους επιτυγχάνεται το 80% της απαιτούμενης λειτουργικότητας, και μετά με το 80% του κόστους ολοκληρώνεται η υπολειπόμενη λειτουργικότητα. Ισχύει εν πολλοίς, επομένως, ο νόμος του Pareto.

Οι ΨΔ εκπορεύονται από τη Βίβλο Ψηφιακού Μετασχηματισμού αποφασίζονται από το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης σε συνεργασία με το κατά περίπτωση αρμόδιο Υπουργείο και η μελέτη και ανάλυσή τους ανατίθεται στην ΕΔΥΤΕ. H υλοποίηση μπορεί να πραγματοποιηθεί είτε από την ίδια την ΕΔΥΤΕ είτε από ανάδοχο με προδιαγραφές και κριτήρια που θα διαμορφωθούν στην 1η φάση ανάλυσης.

Υλοποίηση Μεσοπρόθεσμων Έργων

Από τη Βίβλο Ψηφιακού ΜΕτασχηματισμού:

Τα μεσοπρόθεσμα έργα ξεπερνούν το χρονικό ορίζοντα των λίγων μηνών, συνήθως υλοποιούνται σε διάστημα άνω του ενός έτους, ενώ για την ολοκλήρωσή τους απαιτείται μεγάλο πλήθος ανθρωπομηνών. Είναι έργα που υλοποιούν σημαντικές υπηρεσίες σε όλους τους τομείς πολιτικής με μακροχρόνια συνήθως συμβόλαια από εταιρείες αναδόχους.

Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης, υποστηριζόμενο από τους εκτελεστικούς βραχίονες του ψηφιακού μετασχηματισμού διαμορφώνει τις λειτουργικές και μη λειτουργικές απαιτήσεις που ορίζουν το αντικείμενο του έργου που πρόκειται να τεθεί σε διαγωνιστική διαδικασία. Για την υλοποίηση των μεσοπρόθεσμων έργων θα μπορούν να χρησιμοποιούνται και ευέλικτες μέθοδοι ανάπτυξης (agile development), για προοδευτική ανάπτυξη του τελικού αποτελέσματος και καλύτερη παρακολούθηση της αναδόχου εταιρείας ή κοινοπραξίας θα υπάρχουν σαφώς ορισμένα παραδοτέα με ημερομηνίες παράδοσης που δεν θα υπερβαίνουν τους δύο μήνες, τα οποία και θα ελέγχονται ενδελεχώς από τις αρμόδιες επιτροπές πριν την παραλαβή τους.

Στα μεσοπρόθεσμα έργα, η διερεύνηση των απαιτήσεων έχει ως στόχους τη δημιουργία πρότυπου συστήματος αναφοράς το οποίο να μπορεί να καθοδηγήσει τη μετέπειτα ανάπτυξη από τον κατά περίπτωση ανάδοχο, ή/και την αρωγή στη σύνταξη των λειτουργικών και μη λειτουργικών απαιτήσεων, που θα ορίζουν το αντικείμενο του έργου που θα τεθεί σε διαγωνιστική διαδικασία. Οι δύο αυτές προσεγγίσεις δεν είναι αμοιβαίως αποκλειόμενες, καθώς η δημιουργία πρότυπου συστήματος αναφοράς μπορεί να καθοδηγήσει τη σύνταξη των απαιτήσεων του τελικού παραγωγικού συστήματος.

Σε κάθε περίπτωση, τα τελικά παραδοτέα θα περιλαμβάνουν κατ’ ελάχιστο αναλυτικές λειτουργικές προδιαγραφές, αναλυτικό τεχνικό σχεδιασμό του συστήματος, τον πηγαίο κώδικα που αναπτύχθηκε και τεκμηρίωση χρηστών, διαχειριστών και προγραμματιστών.

Βασικές αρχές σχεδιασμού

Οι ΨΔ σχεδιάζονται με πλαίσιο τις παρακάτω γενικές αρχές:

Αρχή πρώτη - ένα περιβάλλον για τον πολίτη

Όλες οι νέες υπηρεσίες που απευθύνονται στον ΠΟΛΙΤΗ -με την όποια του ιδιότητα- εντάσσονται και λειτουργούν στο πλαίσιο της Ενιαίας Ψηφιακης Πύλης gov.gr και, ως εκ τούτου, οφείλουν να είναι προσαρμοσμένα στις απαιτήσεις του τεχνικά, λειτουργικά και αισθητικά. Σχετικές οδηγίες και παραδείγματα εδώ και εδώ.

Αρχή δεύτερη - ONCE ONLY

Βασικό πρόταγμα του συνόλου του ψηφιακού μετασχηματισμού που λαμβάνει χώρα είναι η αρχή του ONCE ONLY. Οποιοδήποτε δεδομένο του πολίτη ή άλλης οντότητας εισάγεται σε ένα σύστημα του δημοσίου εισάγεται ΑΠΑΞ. Για το σκοπό αυτό επιστρατεύονται:

• Ο σωστός σχεδιασμός και
• Οι δυνατότητες διαλειτουργικότητας.

Όλες οι διαλειτουργικότητες υλοποιούνται σε συνεργασία με το Κέντρο Διαλειτουργικότητας της ΓΓΠΣΔΔ.

Αρχή τρίτη - επαναχρησιμοποιήσιμα

Όλα τα μέρη των εφαρμογών που κατασκευάζονται σχεδιάζονται λαμβάνοντας υπόψη τη δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης τους από άλλες εφαρμογές. Με την ίδια λογική, όπου υπάρχει δυνατότητα αξιοποίησης ήδη υπαρχόντων δομικών στοιχείων (building blocks) γίνεται επανάχρηση τους (π.χ. Λειτουργικότητα θυρίδας).

1. Ψηφιακή Ταυτοποίηση στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη (ΕΨΠ):
   • Ταυτοποίηση πολιτών
   • Ταυτοποίηση δημοσίων υπαλλήλων
   • Παροχή ταυτοποίησης ΕΨΠ προς τρίτους φορείς
2. Θυρίδα Επικοινωνίας Πολίτη - my.gov.gr:
   • Υποβολή εγγράφων μέσω ΕΨΠ
   • Παραλαβή εγγράφων και επικοινωνίας μέσω ΕΨΠ
   • Διαχείριση δεδομένων «προφίλ gov.gr»
3. Θυρίδα Υπηρεσίας Φορέα:
   • Παραλαβή εγγράφων ΕΨΠ.
   • Αποστολή εγγράφων μέσω ΕΨ
   • Διαχείριση εγγράφων.
   • Διεκπεραίωση εισερχόμενων υποθέσεων.
4. Υπηρεσία Δημιουργίας και Διαλειτουργικότητας Εγγράφων
   • Υλοποιεί τα έγγραφα και την παρουσίασή τους στις θυρίδες
   • Υλοποιεί διαλειτουργικότητες κατά σύνταξη των εγγράφων
   • Υλοποιεί την διαχείριση των εγγράφων και της διεκπεραίωσής τους μέσω των υπηρεσιακών θυρίδων των φορέων
   • Υποστηρίζει τους συνδεδεμένους με θυρίδες φορείς.

Αρχή τέταρτη - ενιαίο περιβάλλον ανάπτυξης

Οι βασικές αρχές που διέπουν συνεργασίες του ΕΔΥΤΕ σε τεχνικό επίπεδο (Παράρτημα Ι).

Κατά συνέπεια όλες οι κατωτέρω προτάσεις λαμβάνουν υπόψη τις προαναφερθείσες αρχές.

Αρχή πέμπτη - ενιαίο περιβάλλον επιχειρηματικής ευφυΐας για τα στελέχη του δημοσίου ( dashboards )

Όλες οι ΨΔ που σχεδιάζονται, υλοποιούνται και χρησιμοποιούνται από τους πολίτες αφήνουν κατά τη χρήση τους ένα ψηφιακό αποτύπωμα το οποίο αποτελεί σημαντικό οδηγό για τη μετεξέλιξη και βελτιστοποίηση των διαδικασιών και υπηρεσιών που υλοποιούν. Στο πλαίσιο αυτό διαμορφώνεται η ανάγκη στα επιτελικά στελέχη του Δημοσίου να έχουν μια συνοπτική εικόνα για τα αποτελέσματα των ΨΔ, την αποδοχή τους από τους πολίτες και το βαθμό στο οποίο διαμορφώνουν ένα νέο και αποτελεσματικό ψηφιακό τοπίο. Για το σκοπό αυτό οι αναλυτές θα πρέπει να προσδιορίζουν σε συνεργασία με τους τελικούς ιδιοκτήτες των ΨΔ τη λίστα με τα βασικά KPIs που θα ποσοτικοποιούν την απόδοση του τελικού παραδοτέου της ΨΔ. Για κάθε KPI θα πρέπει να υπάρχει σύντομη τεκμηρίωση της επιχειρησιακής αξίας του για το φορέα ιδιοκτήτη και αποτύπωση του τρόπου με τον οποίο θα μπορεί να προσμετράται κατά την παραγωγική λειτουργία του συστήματος (π.χ. Σύνολο ολοκληρωμένων υποθέσεων, Μέσος χρόνος ολοκλήρωσης των υποθέσεων, Σύνολο εκκρεμών υποθέσεων, Υποθέσεις που υπερβαίνουν τους 3 μήνες ολοκλήρωσης κλπ). Ταυτόχρονα θα πρέπει να προσδιορίζονται οι άξονες ανάλυσης των KPIs (χρόνος, διοικητική διαίρεση σε μονάδες, στάδια διαδικασίας, κατηγορίες αιτημάτων κλπ). Από την περιγραφή αυτή θα προκύπτουν ανάγκες για καταγραφή παραμέτρων κάθε υπόθεσης (π.χ. ημ. έναρξης, λήξης, κατάσταση, μονάδα χρέωσης κλπ, όπως αναγράφονται στα πιο πάνω παραδείγματα). Όλα τα παραπάνω θα αποτελούν την Ανάλυση Δεδομένων και Δεικτών Απόδοσης ΨΔ που θα αποτελεί τη βάση για τη σχεδίαση κατάλληλου(ων) dashboard(s) για τους ιδιοκτήτες της ΨΔ.